La planification d’un événement de team-building à Lisbonne peut sembler écrasante, surtout si vous ne l’avez jamais fait auparavant. Voici neuf étapes que vous pouvez suivre pour simplifier votre processus de planification et organiser un événement mémorable et amusant.

Que ce soit la première ou la dixième fois que vous organisez un événement de team-bulding sur Lisbonne pour votre entreprise, il peut sembler qu’il n’y a jamais assez de temps pour tout planifier comme vous le souhaitez.

Avouons-le, essayer de planifier vous-même une activité passionnante qui se déroulera en douceur et que tout le monde aimera – en plus de vos responsabilités quotidiennes – peut sembler impossible.

Si vous vous sentez totalement dépassé par tous les détails qui vous ont été demandés, vous pouvez toujours contacter notre équipe d’experts pour une consultation gratuite. Nos consultants en création et organisation d’événement, séminaire et team building ont travaillé avec des centaines de groupes et peuvent vous aider à trouver la meilleure solution pour votre budget, votre emplacement et la dynamique de votre équipe.

Envie d’organiser votre activité de team building sur Lisbonne vous-même? Nous respectons cela! Lisez la suite pour découvrir neuf étapes faciles que vous pouvez suivre pour rendre le processus de planification beaucoup plus facile à gérer.

Les 9 choses que vous pouvez faire pour faciliter la planification de votre événement de team-building

Lorsque vous planifiez votre prochaine activité de team-building à Lisbonne, suivez ces neuf étapes faciles pour vous assurer que votre événement est un succès.

 

1. Déterminez votre calendrier

La règle d’or pour planifier un événement de team building? Plus vous vous accordez de temps pour vous préparer, plus il vous sera facile de planifier.

Notre équipe d’experts en planification d’événements recommande généralement au moins quatre à six semaines pour planifier une activité pour moins de 100 personnes.

Si votre événement est plus important que cela, essayez d’avoir un minimum de quatre à six mois.
Une fois que vous avez déterminé votre calendrier approximatif, notre équipe suggère de créer une liste de tâches dans Excel pour planifier votre planification plus en détail. Une liste comme celle-ci peut vous aider à savoir quand les choses doivent être terminées. Pour une chronologie plus visuelle, vous pouvez également essayer de convertir votre liste de tâches Excel en un diagramme de Gantt.

 

2. Identifiez votre équipe de planification

Comme vous le savez peut-être déjà – ou vous le découvrez peut-être – il peut être difficile pour une seule personne de planifier tout un événement de team-building à Lisbonne. Il y a tellement de pièces mobiles qu’il serait presque impossible pour une seule personne d’assumer l’entière responsabilité de tout.

En mettant en place une équipe pour vous aider à planifier, vous pouvez déléguer des tâches et obtenir facilement les opinions de vos collègues pour vous aider à prendre des décisions pour votre événement. Tirez le meilleur parti des séances de brainstorming en utilisant des outils comme les cartes mentales et les tableaux de papier!
La constitution d’une équipe vous donne également la possibilité de nommer quelqu’un d’autre pour gérer si votre charge de travail est trop lourde, ou si vous serez absent du bureau pendant le processus de planification.

 

Vous ne savez pas comment mettre en place votre équipe de rêve de planification? Vous pouvez commencer à collaborer avec vos collègues en demandant de l’aide avec un e-mail simple et convivial comme ci-dessous.

Objet: Besoin d’aide! Planification d’événement de team-building sur Lisbonne

Salut à tous,
Comme vous le savez peut-être, j’ai récemment pris la tâche d’organiser le prochain événement de team building de notre département, et j’ai besoin de votre aide!
Veuillez me faire savoir avant vendredi si vous êtes disponible pour m’aider à prendre en charge quelques détails de planification, tels que:
• Sélection de l’activité de groupe
• Réservation d’un lieu ou d’un emplacement
• Créer un agenda pour la journée
Je vous remercie!

 

3. Définissez votre objectif

Avoir un objectif ou un but clairement défini pour votre activité de team-building peut vous aider à vous assurer qu’elle est à la fois amusante et efficace. Mais à moins que votre patron ne vous ait dit spécifiquement quel est le but de votre événement de team-building, vous ne savez peut-être pas par où commencer. Ces cinq questions sont un excellent point de départ pour vous aider à définir votre objectif : Qui? Quoi? Où? Pourquoi? Quand?

Lorsque vous répondez à chaque question, essayez d’être aussi précis que possible et répondez avec autant de détails que possible. Par exemple, voici des exemples de réponses aux cinq questions :

Qui: équipe commerciale de 45 personnes
Quoi: Activité amusante
Où: Lisbonne
Pourquoi: un événement de récompense pour un trimestre formidable
Quand: août

Mettez tout cela ensemble, et voici un objectif clairement défini pour un événement de team building: Nous voulons récompenser notre équipe de vente de 45 personnes pour un trimestre formidable avec une activité amusante en août à Lisbonne.

 

4. Composez votre liste d’invités

Parfois, il sera aussi facile de déterminer votre liste d’invités que de compter le nombre d’employés dans un certain département, comme dans notre exemple ci-dessus au sujet d’une «équipe de vente de 45 personnes». À d’autres occasions, décider qui participera à l’activité de team-building peut nécessiter un peu plus d’efforts.

Si vous ne savez pas qui sera présent à l’événement, voici trois questions importantes à vous poser lors de la création de votre liste d’invités :

– Est-ce un événement obligatoire? Où peut-on s’inscrire pour participer?
– Quel est le nombre maximum de personnes que le budget et le lieu peuvent représenter?
– Y aura-t-il des employés handicapés? Les personnes qui travaillent à distance seront-elles invitées ?

Sur la base de vos réponses à ces questions, vous devriez être en mesure de rassembler une idée approximative de qui sera présent.

 

5. Créez un budget détaillé

La meilleure façon d’élaborer un budget réaliste est de parler à votre patron. Demandez combien d’argent est disponible pour l’événement et quelles sont les attentes concernant le budget.

Si votre patron n’a pas de chiffre concret pour vous, posez des questions sur les activités de team-building précédentes pour avoir une idée de ce que le budget a été dans le passé. De là, vous pouvez aligner vos coûts sur les événements antérieurs.

Essayez de garder votre budget réaliste, mais laissez un peu de marge de manœuvre pour les dépenses imprévues. Notre équipe recommande de budgétiser les éléments suivants:

• Transport et stationnement.
• Réservation des lieux et permis.
• Fournisseurs d’activités.
• Nourriture et boisson.
• Assurance.

 

6. Choisissez une date et une heure

Choisir une date et une heure peut sembler facile au début, mais vous devez vous assurer de prendre en compte les calendriers chargés avant de finaliser ces détails.
Par exemple, si vous avez des parties prenantes clés qui doivent être présentes à l’événement, vous devez vous assurer que ces personnes sont libres avant de vous engager sur une journée et une heure. Selon l’activité que vous choisissez, vous pourrez peut-être organiser votre événement de team-building sur quelques heures ou quelques jours pour s’adapter aux horaires de plus de personnes.

Il est également important de prendre en compte la saisonnalité et la météo. Supposons que toute votre équipe soit vraiment déterminée à faire une activité de plein air, il sera important pour vous de choisir une période de l’année qui a traditionnellement du beau temps.

 

7. Choisissez  un lieu

Le bon lieu ou emplacement peut faire ou défaire votre activité de team-building à Lisbonne.
Par exemple, vous voudrez éviter les lieux qui ne pourront pas accueillir votre groupe ou activité. Vous voudrez également trouver un lieu ou un emplacement qui ne soit pas trop éloigné pour réduire le temps et les coûts de déplacement.
Les questions suivantes peuvent vous aider à trouver le meilleur lieu ou lieu pour votre événement:

• Organiserez-vous une activité de team-building intérieure ou extérieure ?
• Combien de participants peuvent être dans la salle?
• Existe-t-il des équipements supplémentaires, tels qu’un accès Internet, un équipement audio ou visuel?
• Avez-vous besoin d’un permis ou d’une autorisation spéciale pour les espaces extérieurs?
• Un parking est-il disponible, que ce soit pour les voitures des employés ou un service de bus loué par l’entreprise?
• La météo est-elle un facteur dont vous devez tenir compte?

Si vous tenez compte des questions ci-dessus, vous êtes sûr de trouver un lieu ou un lieu idéal pour l’événement de votre groupe.

 

8. Élaborer une liste de contrôle logistique

Une fois que les éléments les plus importants ont été décidés, vous pouvez vous concentrer sur la petite journée de logistique entourant votre événement. En établissant une liste de contrôle détaillée, vous pouvez aider à éviter que des choses importantes ne tombent à travers les mailles du jour.
Voici quelques éléments à considérer, y compris sur votre liste de contrôle logistique :

• Transport : L’entreprise prendra-t-elle en charge le transport ou les participants seront-ils responsables de se rendre à l’activité ?
• Nourriture et boissons : L’entreprise fournira-t-elle de la nourriture ou des boissons ?
• Exonérations de responsabilité : Les participants devront-ils signer une renonciation pour participer ?
• Hébergement : Les participants resteront ils dans un endroit hors site pendant la nuit?
• Que faut-il apporter : Qu’est-ce que les participants doivent savoir à l’avance? Par exemple, devraient-ils apporter des vêtements pour les temps humides ?
• Circonstances particulières : Quelles dispositions sont nécessaires pour les employés handicapés ou blessés ?

 

9. Élaborer un programme pour la journée de l’événement

Votre équipe voudra très probablement savoir ce qu’elle fait pour votre activité de team-building à Lisbonne. Un agenda peut vous aider à planifier la journée et à communiquer facilement à vos collègues ce qui se passera pendant l’événement.

Votre agenda doit mettre en évidence tout ce que les employés feront, depuis les heures d’arrivée et de départ, jusqu’au points de rencontre et à  la durée de l’activité.

Notre équipe recommande de distribuer l’ordre du jour aux participants dans la semaine précédant l’événement, en notant qu’il peut être sujet à changement. Non seulement cela aidera à préparer les attentes des participants pour la journée, mais cela servira également à susciter l’intérêt des gens pour ce qu’ils vont faire.

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Sur notre site, vous trouverez une présentation de notre équipe spécialisé en team-building à Lisbonne ou sur la région de Setúbal. Toutes nos activités sont personnalisables et totalement adaptables à vos besoins – que vous recherchiez une activité ludique ou un événement 100% sérieux. N’hésitez pas à nous faire part des détails de votre projet idéal, et nous vous proposerons un devis sur mesure.